深刻领会九千标准，做好合同评审、管理工作

wwwwwww · 发表于 2007-2-20 06:56:43

田德利姚慧敏                        （天津华北有色建设工程公司）  摘要：目前，在建筑业领域中，施工企业普遍存在着合同签订被动，条款执行困难的问题，尤其是中小型施工企业更是步履蹒跚。因此，做好合同评审，搞好合同管理有助于提高企业的整体管理水平。    关键词：中小型施工企业、合同评审、合同管理1．前言   九千族标准对合同评审和管理有着较高的要求，而实际国内市场上往往对合同的签订、评审、管理存在着诸多的问题。合同中出现的任何一项缺陷都会给施工企业带来经济或信誉上的损失，因此，做好合同评审，保证质量记录的真实性，搞好跟踪验证，及时修改文件将为合同的顺利实施起到一个有效的作用，也是使施工企业立于合同有利地位的一种管理方式。2．施工企业在合同签订中常见的弊端    2．1不平等合同随处可见    在庞大的建设市场中，一些大型企业和集团占据了市场的重大份额，而中小型施工企业尤其是专业性单一的施工企业只能在这个大市场的夹缝中或依靠分包单一性工程来维系生存。因此，在合同签订中，势必造成绝大多数的中小型施工企业委屈签订与己明显不利的、不平等的合同文本。    2．2不合法合同司空见惯    中小型施工企业在签订合同时常常处在被动地位，尤其在合同使用的法律条款或法律文本上有着明显的缺陷，诸如：①合同依据是失效的法律文件；②合同条文缺少法律论据；③合同条款采用不合理的预算定额；④合同文本是在事后签订的；⑤缺少公证的；⑥合同签章不符合要求的等等。    2．3倾向性合同条款比比皆是合同签订中，顾客常常以居高临下的态势向组织（承包者）或供方提出苛刻的条件，而组织却往往是这种竞争中的困惑者和失意者，最终受到损失。3．搞好合同评审、完善质量记录、立足有利地位    3．l明确标准要求，做好合同评审    在标准1994版中指出：“在投标或接受合同或订单之前，供方应对标书、合同或订单进行评审，以确保供方具有满足合同或订单的要求的能力”。同时也要求“确保任何与投标不一致的合同的要求已经得到解决”。在标准2000版中指出：“组织应对已识别的顾客要求连同组织确定的附加要求实施评审”，并增加了“应记录评审后跟踪措施和产品变化时相关文件应得到修改”的要求。    中小型施工企业如何做好管理评审应根据不同的顾客条件进行有针对性的工作，使合同签订时保持企业承担最小的风险为原则。因为合同一旦签订（包括修改了的条款）均已表示不合理状态已经解决，即倾向性条款是处于双方的自愿。    3．1. 1使合同向着平等互利的方向发展    合同签订前，相关人员一定要慎重地审阅合同条款，尤其是合同中对工期的要求、质量管理的约定、付款方式、违约赔偿等重要条款，对不利于本企业的条款要尽量提出相对合理的建议，对于资信度较高的顾客来讲，一般能最大限度地兼顾双方利益的承受力。对于有些难以沟通的顾客来讲，一方面企业经营人员一定要把原则的问题加以确定，另一方面要把经营风险降至最低。无条件的接受是对企业的亵读，不能趋于相对平等互利的合同宁愿放弃，以避免企业承受更大的风险。    3．1．2确立签订合同立于相对有利的位置    有些招标工程或意向工程合同往往不是在工程实施前签订的，这就给顾客提供了一个有利的倾向条件，而这时组织则是被动的。组织的经营人员如何将此被动化解到最小，是企业承担风险大小的关键。    3．1．3加强相互沟通，完善合同条款顾客是以自己为中心的且往往是以“独断专横”式地向组织提出要求；而“标准”又要求组织以顾客为中心，使顾客满意，上述说法看似不矛盾，但实际上有着本质的区别。顾客以自己为中心不单是要求组织在质量保证方面达到其满意，而且在其它的经济利益的倾向性方面、社会环境因素等都要达到满意。这就意味着组织在一系列的合同运作方面毫无自己的主张可谈。组织以顾客为中心或者说达到顾客满意并不是说一切均要屈从于顾客的意志，而是在其质量管理体系的保证模式下，“通过体系的有效运用，包括持续改进和预防不合格的过程而达到顾客满意”。从这一点上来说，组织与顾客在质量保证方面是易于达到共识的，而其它诸如经济条件、社会环境条件的沟通，达到相互支持、共同发展等方面就显得在合同签订和执行过程中更为重要。因此加强组织与顾客的沟通，在已签订的合同条款下，经过实践发现问题时，双方应及时讨论，对已签订合同条款进行修改、补充、完善是组织有效地避免损失的良好方式。4．加强合同管理，促进体系有效运行合同从签订、运行、终止、回访等一系列过程中，如何有效地进行管理、监控是企业经营好坏的关键过程。做好质量记录是合同管理中行之有效的方法之一，也是质量追溯的一个重要环节。  4．1做好质量记录，确保各项工作留有证据。
 4．1．1正常环境下的合同评审记录
    严格来说，合同评审应先于合同签订。对于合同评审应以不同级别的工程内容按不同方式进行评审，无论是会议的还是会签的乃至其它形式的评审，都应对合同的各项条款进行仔细的分析，评审人员应该针对组织的能力（即组织的资源、其它相关的活动），对组织进行评价是否能够满足顾客要求，同时也应分析合同条款中是否有不符合法律法规文件以及明显倾向性或强制性不利于组织的条款，将这些缺陷做好记录，提出合理化建议向顾客反馈，经多次沟通，多次评审，使风险降低，达到双方相对满意时签订正式合同。    合同签订后，在运行时如出现问题，组织应尽快与顾客沟通，修改完善合同，这一系列的运行过程均要留下完整的、真实的记录，并保持记录的时效性，以体现体系运行的完整性和连贯性。    4．1．2非正常环境下的合同评审记录      有些合同往往是未经投标而组织先行施工，并在施工中某一时段甚至完工数月后补做的合同，这种合同的签订与“标准”是相悖的，如何处理好这类事情，使企业免受更大的损害，质量记录的作用就尤为重要。    首先，经营人员应在接到工程信息后组织相关人员对已获信息进行评审。这就要求经营人员在与顾客的交流中留下可辨别的各种与工程信息相关的记录，包括信息来源、当事人、时间地点、工程信息内容、顾客要求等。    其次，在工程进场前与顾客事先草签协议或将工程内容及要求—一列出，再组织相关人员对工程约定做出评审，当顾客要求得以明确，对未达成共识的条件已有相对合理的解释并留下足够的证据时，方可按程序要求进场施工。    其三，施工中，经营人员应及时将各项信息反馈给顾客，督促顾客及早与其进行合同内容的探讨，双方一旦确定合同内容时，要及时地进行合同评审，以便尽快签订正式合同。    其四，工程实施时，由于顾客对质量、工期的高要求，在资金或材料或其它环境条件不能达到合同要求时，应及时向顾客提出书面解决的证明材料或要求。这些证明或要求经相关部门评审后向顾客出示，并要求顾客签署意见，如不签，组织应记录不签的原因及在场当事人的有关证据，经组织再次评审认定后作为质量记录的证据进行保存。这种证据可以作为以后申诉的一个旁证。其实这一点已经是对“标准”要素进行了延伸。由于目前市场状况尚不规范，所以笔者认为，这种对“标准”的延伸有利于施工企业在建筑市场中的立足，使企业在某些不利的环境下处于相对有利的位置。    4．2合同评审后的跟踪措施    合同签订后，在合同实施过程中应及时跟踪，了解合同执行情况，这样才能确保合同执行的有效性，同时对合同中不完善的地方可有的放矢地进行修改。    4．2．l合同跟踪的时机    合同签订时，经营人员应对合同中的时间进行阶段性的跟踪，随时了解组织在资源上是否能满足合同的需求；随时了解市场环境是否满足合同的要求；随时了解顾客是否有新的建议；随时了解顾客的满意程度。了解的情况应留有详细的记录，用以对合同的执行情况进行评价。    4．2．2当跟踪得到信息与合同本身不符并有可能造成对企业不良后果时，应及时组织有关人员进行评审，评审的建议要同时以书面形式向顾客提出。尤其在工期、资金以及技术质量要求等方面提出具体的意见，使双方达到较充分的沟通，有针对性地进行合同修改。如果顾客不能接受有关建议或拒不签字，组织应立即再次评审建议内容，讨论此建议是否合理，如果合理，应记录其合理性分析，并以此为证据在特定时间内作为申诉的证据：如此建议不尽合理，应重新修改，与顾客再次沟通以达到共识。同时，组织也应该针对工程情况对自己企业的能力状态做出适当的调整，使企业满足合同的能力进一步趋向于合理性，减少合同争端和企业损失。    合同一旦修订，企业就要按修订的条件执行。执行中同样还会出现问题，因此对修订后的合同的跟踪就更为重要。一个体系运行良好的企业，应在这一方面保持严格的管理，使企业占据相对有利的位置。    4．2．3回访    工程完工后，工程质量回访也是合同管理中的一项必不可少的服务内容。作好工程回访一方面可以提高企业的信誉，另一方面可以了解顾客的满意程度。顾客满意不等于顾客没有意见；没有投诉不等于顾客完全满意，所以，捕捉顾客的意见，对企业的提高和持续改进，预防纠正有着实际的意义。有时工程回访是在合同尚未终止时进行的，这种回访对企业是有利的。它能够及时了解到顾客的信息。工程合同完全终止后，企业也应该在适当的时机向顾客作一些回访工作，这样更有利于企业的知名度和今后工程信息的捕捉。5．结束语<span lang="EN-US" style="FONT-SIZE: 12pt; FONT-FAMILY: "Times New Roman"; mso-fareast-font-family: 宋体; mso-ansi-language: EN-US; mso-fareast-language: ZH-CN; mso-bidi-language: AR-SA; mso-font-kerning: 1.0pt;">    <span style="FONT-SIZE: 12pt; FONT-FAMILY: 宋体; mso-ascii-font-family: "Times New Roman"; mso-hansi-font-family: "Times New Roman"; mso-bidi-font-family: "Times New Roman"; mso-ansi-language: EN-US; mso-fareast-language: ZH-CN; mso-bidi-language: AR-SA; mso-font-kerning: 1.0pt;">施工企业从上到下都应深刻领会九千族标准，在合同评审、合同管理、质量记录、售后服务等方面都应有一套完整的运行机制，要使企业管理上层次，并不断发展，在合同管理方面应下大功夫。本文仅以工作中的一点点体会进行了阐述，供同行探讨。

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