<p align="center"><strong>浅谈工程建设项目的信息管理?<br/></strong><br/></p><p></p><p> <b> 摘要：</b>站在工程建设项目业主的角度,从实际应用的经验出发,浅谈了信<br/>息及信息管理的内容及管理要点和管理方法。在介绍经验的同时,结合广为追崇的技术发展,探索了如何致用。?<br/> <b> 关键词</b>：建设项目;业主;信息管理;档案?<br/> </p><p> 笔者在二滩工程建设的业主方分管过几年信息工作,目前又在成都市水环境综合整治工程以及污水处理厂建设工程中从事该方面的工作。不同的时期技术条件不一样,随之而带来的管理内容、管理方式和要求等也有所不同。以下就基本建设项目中业主方对项目信息的管理谈几点认识。一孔之见,算是探讨。?<br/><br/><b>1 在工程建设项目中业主应该管理哪些信息?<br/></b><b> </b>立足于目前的技术水平，笔者认为业主方在工程建设项目中管理的信息应包括：档案(资料)、电子信息和音像资料。?<br/> 从文件的起草(或接收)到处理成资料，再到整编成档案是档案的生成流程。我们(作为信息管理者)往往面对的是一堆经过使用人初筛的文件，统称为资料。这些资料经过档案工作人员的分类整理和必要的编录，分成了档案、资料和无用文件。?<br/> 随着计算机技术的普及和应用，电子档案已经成为档案人员不得不面对的新问题，这就要求我们必须调整观念、顺应其发展。在工程上，目前面对的有两大类电子档案：图纸(CAD图纸或扫描的图纸)；管理文件的电子版(现在的文稿多由WORD等生成，所以又是原始版。而进度计划的Project文件似只有保留电子版更便于应用)。这里所谈的是电子信息。?<br/><b><br/>2 项目档案如何管理?<br/></b><b> </b>在二滩，由于雅砻江流域开发的公司体制和电站建设工期较长两个原因，我们把档案的范围界定为三个层次：公司档案、项目档案和工程档案。三者向后包容，项目档案比工程档案多一部分项目论证立项及管理的内容，而公司档案则又多一些有关流域规划、企业活动等内容。?<br/> 对于这些档案该如何管？从常规档案管理的角度出发，首先应确定档案的分类。在自成系统的这个范围内，对管理对象(档案)要有一个系统的分类。行业有分类方案的应尽量采纳，能不自己做的工作(尽量用存在的东西，以互通为宗旨)尽量不要自己去做，但不能适应本项目情况的则一定要改。在二滩，我们就是依据“水电”的行业分类方案，修改补充后形成了二滩水电开发公司档案分类方案，使之适用于多个项目同时管理的流域水电项目档案分类方案;其次，应收集哪些资料？这就牵涉到必须确定档案的归档范围。范围过宽，浪费人力物力，增加企业成本；范围太窄，则达不到目的，解决不了问题。?<br/> 对于二滩的工程档案我们做过测算，每一卷的纯“档案”(整理与管理)投入到竣工验收时超过100元。就是这样，还是丢弃了许多不归档的资料：非关键部位的混凝土配料单(如果整理，应超过5 000卷厚5 cm案卷)；各个版本的施工图(二滩工程采取修改重新出图的方式，所以施工图不用保存)。而有些工程又无所谓，如污水处理厂工程，一共也就1 000-2 000卷，一间20 m<sup>2</sup>的库房即足可容纳。因此，我们在档案收集时要重点突出：前期立项阶段的文件收集是重点之一；然后就有竣工图、合同文件(含审批过程文件)、招投标、工程变更与索赔文件等。<br/> 在界定的归档范围内，如何确定其各部分档案的保管期限，也是我们必须首先解决的问题。依据国家规定的永久、长期、短期三类保管期限，我们认为:大型工程项目这样确定保管期限比较合适：永久(大于50年)、长期(10-50年)、短期(10年)。小于10年保管期限的文件不按档案要求整理和保管，仅作资料保存和利用。?<br/> 以上谈了三个问题：分类、归档范围和保管期限。这三个问题是项目档案管理的最基本问题，制约着所有工作的开展，往往由两个表来实现：项目档案分类表和项目档案归档范围与保管期限表。当然，不是一定要在这两张表备妥之后方可工作，我们指的是要对相关问题有一个确定的认识或成熟的考虑。?<br/> 解决了上面三个基本问题，也就解决了“个性”的问题。在这个前提下，才能够按照国家档案局颁发的科技档案整理的一般要求和相关规范开展工作。?<br/><br/><b>3 项目档案收集与整编中常见的主要问题?<br/></b><b> </b>国家档案局对项目档案的验收强调六个字：齐全、完整、准确。齐全指的是该有的<br/>类目不能缺失;完整是指成套的档案中不能少东西;准确是指检验存档的文件是否签认手续齐备,以保证其真实地反映客观实际工程情况。有关几个重点问题是：?<br/> (1)前期文件的收集。?<br/> 前期文件大多产生在项目的准备阶段，那时,组织机构往往不健全、人员不到位(项目能不能上还说不准)，对资料的保管也不够重视，所以,容易缺失文件或者找不到原件。我们应当注意收集以下几方面的文件：项目建议书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境影响报告书(或调查报告)、设计任务书(计划任务书)和初步设计报告、融资协议、征地红线图等;<br/> (2)竣工图的准确与齐全。?<br/> 竣工图成套性比较强，但有时也遗漏某些部位和子项的图纸。竣工图最需要关注的是准确。所谓竣工图,就是施工图在施工过程中经过可能发生的设计修改和现场变更后形成的、反映工程最终情况的图纸,因此,它的版本很重要，必须是最终的版本。如何实现这一目的呢？对档案人员(或信息管理部门)来说就是严管签认手续，竣工章规定的栏目必须由主管技术负责人签字(不能盖章，盖章容易由其他人代替，达不到签认的目的);?<br/> (3)电子档案的问题。?<br/> 在项目档案中，保留或制作档案的电子拷贝，获益最大的要算是竣工图了。图纸的整理与保管一向比较麻烦，使用中损毁的情况也时有发生。最好的解决办法就是使用电子文件。设计院现今几乎都采用CAD软件完成设计，可以在设计图(DWG文件)上进行修改得到竣工图的电子文件。但电子文件目前无法律认可的签认标准，而无法实现签字，所以只能作为副本使用。在这种模式下，就必须保存一套签认完备的纸质档案以作档案的凭证性之用。?<br/> 如果得不到电子原文件，也可以采用图纸扫描的办法得到电子拷贝。对于这种方式,应注意使用签认完后的图纸用于扫描。由此带来的问题是文件占用的空间比较大。<br/> 为了解决扫描图纸电子文件占用空间大的问题，我们在二滩工程管理中做了许多对比试验。首先，质量必须保证，扫描分辨率不能降低，一般定在300 dpi;其次，工程图纸可以不考虑用彩色来表现。蓝晒的图纸本来就是一种颜色，签认手续用黑色表示问题也不大。所以，我们采用单色二值图象的压缩算法，在成熟的压缩算法中找到了一种令人满意的压缩格式：最早用于传真机压缩数据的CCIT tiff group 4压缩算法。它可以将原来超过20 MB的电子文件压缩到700 KB以下(简单的图纸只有几十KB)。对于这种压缩算法，我们作过这样的对比试验：将压缩与不压缩的电子图纸输出到纸上，请不知情的人来区分有何差别(让他选择哪张更好)，结果是看不出差别的。这就说明压缩后的图纸在肉眼的分辨能力条件下是完全可以实际应用的。?<br/> 采用这种技术，整个投资285亿元人民币的二滩水电站工程，所有的竣工图用20张650 MB的光盘即可容纳。如果采用传统的纸质图纸，在档案库中的密集架应占约100 m<sup>2</sup>的地面空间。这就是电子档案的魅力;?<br/> (4)往来文函太繁杂但仍需保留。?<br/> 工程完工后会面临很多的问题：国家规定的竣工审计、工程保险的索赔和工程总结以及面对其他工程项目到本工程的调研。?<br/> 经常在遇到问题时，技术方面要查的就是监理月报或相关报告。对于其他如投资问题或施工方法问题要查的则是文函。?<br/> 文函涉及的内容太广，因此一般在归档时不再细分类，可在电子目录中进一步分类，根据讨论的问题或业主关注的类别另设识别字段及关联字段(参考文号)。?<br/> 我们的经验是：目录进数据库，实体按文号顺序排，进行短期档案或资料的保管(建设周期短的工程可作资料处理);?<br/> (5)设计简单实用的文件编号规则。?<br/> ①给各个参建单位定义代号。很多单位都有字母代号，直接用即可,如成勘院是CHIDI，二滩公司是EHDC，等等;?<br/> ②按发文、收文、年代、流水号定义文件编号，规则是：发文单位/收文单位/年代/流水号，如CHIDI/EHDC/1998/001。流水号用三位较合适，且在前面补0,便于计算机管理。?<br/><b><br/></b>?</p>
[此贴子已经被作者于2007-11-23 10:18:39编辑过] | 
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